Privacybeleid

Algemeen

De E-zie applicatie ("E-zie") wordt uitgebaat door Digital HQ, een besloten vennootschap, ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0694.926.608 ("DigitalHQ"). E-zie heeft tot doel de dienstverlening en werking van DigitalHQ te vergemakkelijken.

In deze privacyverklaring informeert DigitalHQ u over het gebruik van uw persoonsgegevens op E-zie ("Privacyverklaring"). DigitalHQ wordt voor bepaalde verwerkingsactiviteiten aanzien als "verwerkingsverantwoordelijke" (zie artikel 3.2) en voor andere als "verwerker" (zie artikel 3.1).

DigitalHQ neemt deze verantwoordelijkheid niet licht op. DigitalHQ gaat dan ook op een verantwoorde manier met uw persoonsgegevens om. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, zoals o.a. de algemene verordening gegevensbescherming van 27 april 2016 (ook wel "GDPR" genoemd) en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018. Zo worden in het bijzonder de principes van privacy by design en gegevensminimalisatie strikt nageleefd.

Verwerkt DigitalHQ persoonsgegevens?

U kan gebruik maken van E-zie als klant (werkgever), dan wel als werknemer of bezoeker op uitnodiging van deze klant, of als een derde bezoeker.

Om optimaal van onze dienstverlening gebruik te kunnen maken, moet er per gebruiker, een account op E-zie worden aangemaakt. Voor dit account is de registratie van onder meer uw naam, e-mailadres, wachtwoord, telefoonnummer en naam van het bedrijf vereist.

Daarnaast worden er persoonsgegevens verwerkt naargelang de diensten waarvan gebruik wordt gemaakt. Deze verwerking is noodzakelijk voor de goede werking van de dienstverlening. De dienstverlening die DigitalHQ aanbiedt via E-zie omvat onder meer:[DLAP1] 

• Het aanmaken van een E-zie account;
• Het beheren van winkelinformatie
• Het beheren van winkelreservaties

Waarom verwerkt DigitalHQ deze gegevens?

Afhankelijk van de hoedanigheid waarin u beroep doet op de dienstverlening van DigitalHQ (als werknemer van een van onze klanten (uw werkgever), bezoeker op uitnodiging van een van onze klanten, of een derde, treedt DigitalHQ op als "verwerker" dan wel als "verwerkingsverantwoordelijke".

DigitalHQ als verwerker voor de dienstverlening aan de klant

Indien u een werknemer of bezoeker op uitnodiging bent van een van onze klanten, en gebruik maakt van de dienstverlening binnen E-zie, verwerken wij uw persoonsgegevens voor het verlenen van de diensten die wij ter beschikking stellen op vraag en voor rekening van uw werkgever.

Afhankelijk van de door de werkgever gekozen diensten (zie artikel 2) zal DigitalHQ bepaalde persoonsgegevens verwerken wanneer van deze dienst gebruik wordt gemaakt via E-zie.

Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen wij naar de toepasselijke privacyverklaring van uw werkgever. Deze gegevens worden immers verwerkt door DigitalHQ in opdracht en voor rekening van de werkgever, dewelke het doel en de middelen van de verwerkingsactiviteiten bepaalt. DigitalHQ beperkt zich er dan ook toe om deze persoonsgegevens overeenkomstig en binnen de perken van de afgesloten verwerkersovereenkomst met uw werkgever te verwerken.

DigitalHQ treedt hier dus op als verwerker, en niet als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen hiervoor dan ook naar de toepasselijke privacyverklaring van uw werkgever.

DigitalHQ als verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens

• Facturatie-doeleinden voor de klant

Indien u een werknemer of bezoeker op uitnodiging bent van een van onze klanten, en gebruik maakt van de dienstverlening via E-zie, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de facturatie op te stellen. Wij verwerken die gegevens die ons toelaten te weten van welke diensten u gebruik maakt en met welke frequentie, zodat wij in kaart kunnen brengen hoeveel uw werkgever moet betalen voor de gebruikte diensten.

Deze gegevens kunnen, afhankelijk van de diensten waarop u beroep doet (zie artikel 2), bijvoorbeeld naam, e-mailadres en locatie omvatten. Wij verwerken voor dit doeleinde enkel die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om de facturatie op te stellen om zo onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen ten aanzien van onze klant (uw werkgever).

Deze verwerking is dus noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang, namelijk om zo onze contractuele verplichtingen ten aanzien van uw werkgever te kunnen nakomen. Hierbij zien wij erop toe dat uw grondrechten en fundamentele vrijheden gerespecteerd blijven.

• Dienstverlening t.a.v. derden

Indien u als derde, d.w.z. zonder verbonden te zijn aan een van onze klanten, van onze dienstverlening gebruik maakt door middel van onze E-zie applicatie, komt er een rechtstreeks contract tot stand tussen u en DigitalHQ.

In het kader hiervan zullen wij dan bepaalde persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van de diensten waarop u beroep doet (zie artikel 2), om deze dienstverlening te kunnen bewerkstelligen. Deze verwerking van persoonsgegevens is dus noodzakelijk om een met u gesloten contract uit te voeren.

• Analyse voor dienstverbetering

Van zodra u gebruik maakt van onze Applicatie (ongeacht in welke hoedanigheid), zullen wij bepaalde persoonsgegevens (gebruiksgegevens) verzamelen met het oog op het verbeteren van onze diensten. De verwerking van deze persoonsgegevens is gestoeld op ons gerechtvaardigde belang, zijnde het verbeteren van onze diensten. Aan de hand van deze analyses, kunnen wij zien waar de noden van onze gebruikers liggen, en hieraan onze dienstverlening aanpassen.

Deze verwerking van persoonsgegevens komt dus ook aan u ten goede. Hierbij zien wij er ook op toe dat uw grondrechten en fundamentele vrijheden gerespecteerd blijven. 

• Direct marketing en profilering

Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor direct marketing doeleinden wanneer DigitalHQ  hiervoor uw expliciete voorafgaande toestemming zou hebben verkregen (“opt-in”) bij het creëren van uw account op onze E-zie applicatie. Indien u een dergelijke toestemming heeft gegeven, kan u deze toestemming op elk moment intrekken. Indien u uw toestemming voor direct marketing wil intrekken, kan u mailen naar het volgende e-mailadres info@digitalhq.eu.

Met wie deelt DigitalHQ deze gegevens?

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in regel niet meegedeeld aan derden, met uitzondering van hetgeen hieronder is bepaald.

Waar DigitalHQ optreedt als verwerkingsverantwoordelijke kan het voor het verwerken van persoonsgegevens gebruik maken van andere dienstverleners. Deze dienstverleners zullen optreden als verwerker. Zij mogen de persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken. DigitalHQ heeft met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten. Hierin wordt de verwerker verplicht om o.a. alle wettelijke bepalingen en de bepalingen uit deze Privacyverklaring na te leven.

Waar DigitalHQ optreedt als verwerker, kan DigitalHQ - mits toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke - zogenaamde subverwerkers inschakelen. DigitalHQ zal ook met deze subverwerkers de nodige verwerkersovereenkomsten aangaan, zodat uw rechten als betrokkene gegarandeerd blijven.

Uw persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt.

Hoe beveiligt DigitalHQ deze gegevens?

DigitalHQ neemt voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen om verlies, onrechtmatig gebruik, onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens door anderen tegen te gaan, en ook om de toegang tot uw persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen. E-zie werd ontwikkeld met inachtneming van het “privacy by design principe” door onder meer de wachtwoorden van bezoekers te encrypteren.

Hoe lang bewaart DigitalHQ deze gegevens?

DigitalHQ bewaart uw persoonsgegevens enkel voor zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden. Op die manier voorkomen wij ook dat irrelevante informatie wordt bewaard. Aangezien de contractuele aansprakelijkheidsvordering pas verjaart na 10 jaar, zullen wij voor deze duur bepaalde gegevens - enkel voor dit doeleinde - archiveren. Zoals u hieronder ziet, kan u ons steeds verzoeken om bepaalde gegevens te verwijderen. DigitalHQ zal hier steeds gevolg aan geven indien de wettelijke voorwaarden daartoe vervuld zijn (zie artikel 7).

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die DigitalHQ over u heeft (en hiervan een kopie te ontvangen).

U heeft het recht op correctie van de persoonsgegevens die DigitalHQ over u heeft als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen indien ze onvolledig zijn.

U heeft het recht om gemotiveerd bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens waar deze gebaseerd is op een "gerechtvaardigd belang" van DigitalHQ. Indien DigitalHQ uw persoonsgegevens verwerkt voor direct marketing doeleinden, dient u een dergelijk verzoek zelfs niet te motiveren. Indien een verwerking plaatsvindt op basis van de door u verschafte toestemming, heeft u steeds het recht deze toestemming opnieuw in te trekken.

U heeft in principe het recht om de persoonsgegevens die DigitalHQ over u heeft in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

U heeft in principe het recht om DigitalHQ te verzoeken om uw persoonsgegevens en/of account te verwijderen. U heeft echter ook het recht om te  verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens enkel beperkt wordt (bijvoorbeeld: het ontoegankelijk maken van persoonsgegevens).

Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact op met DigitalHQ door e-mail te sturen naar info@digitalhq.eu.

Wijzigingen

DigitalHQ behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. De wijzigingen worden via onze E-zie applicatie bekend gemaakt. DigitalHQ adviseert u regelmatig de Privacyverklaring te bekijken. Indien u het niet eens bent met de wijzigingen, kunt u uw E-zie account verwijderen of een verzoek voor de verwijdering ervan aan DigitalHQ richten.

Vragen en klachten

Privacy is een gevoelig punt, en terecht. Als u vragen of klachten heeft, aarzel dan niet om contact met DigitalHQ op te nemen door een e-mail te sturen naar info@digitalhq.eu. U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be.